Вопросы, связанные с правильным оформлением предпринимателем трудовых отношений с работниками, мы освещали на нашем сайте уже не раз. Для вашего удобства мы решили создать простую и понятную инструкцию, показывающую картину взаимоотношений ИП и его работников в целом.

Особенности ИП как работодателя

Кроме того, в некоторых статьях ТК, без указания на статус работодателя, используют понятие «работников организации», т.е. такие требования относят не ко всем работодателям, а только к работодателям – организациям.

Обязанность выплачивать выходные пособия при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата, предписана только для организаций (ст. 178 ТК). Статья 180 ТК предусматривает еще ряд гарантий и компенсаций также только для работников организаций. Работодатель — ИП тоже может выплачивать выходное пособие своему работнику, но уже на добровольной основе, с указанием таких условий в договоре.

Таким образом, надо знать, что не всегда закон возлагает обязанности работодателя на индивидуального предпринимателя в полном объеме.

С чего начинать оформление работника при приеме на работу

Краткий порядок действий работодателя выглядит так:

1. Заключение с работником договора – трудового или гражданско-правового.
2. Регистрация ИП в Пенсионном фонде и ФСС в случае, если для предпринимателя это первый договор, заключенный с работником.
3. Оформление работника согласно ТК, если будет заключаться трудовой договор.

Любая организация, оформленная, как юридическое лицо, обязана вести кадровую работу и подавать отчетность в социальную службу.

Как правило, в небольшой организации учет кадровой документации, ведет главный бухгалтер.

Молодые и неопытные специалисты часто задаются вопросом: можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный?

Оформление сотрудника на работу производится в любой рабочий день компании. Количество рабочих дней и график работы определяет руководство.

Внимание! Организация вправе оформить работника в официальный выходной день, если это не противоречит Уставу.

Но следует учитывать специфику назначения и включения работника в штатное расписание: вне зависимости от того, когда сотрудник получил договор на руки, первым официальным рабочим днем считается ближайший будний.

Если выход на работу приходится на праздничный день, то работник будет считаться принятым на работу по факту прихода на рабочее место.

Как принять сотрудника с испытательным сроком

Работодатель имеет право взять на работу с условием прохождения испытательного срока. Как правило, оформляется типовой трудовой договор, в котором прописываются сроки и условия оплаты.

Важно! Информацию о том, как принять на работу сотрудника, можно получить на главном сайте Налоговой инспекции.

Если по истечении времени одна из сторон пожелала изменить условия договора, то оформляется дополнительное соглашение, которое является частью трудового договора и вносится в личное дело.

Согласно Законодательству, вне зависимости от специфики работы, максимальный испытательный срок при приеме на работу составляет 3 месяца.

Для должностей с повышенной ответственностью руководство может назначить испытательный срок по своему усмотрению, но максимально – до 6 месяцев, а для контрактников, взятых на работу сроком до 6 месяцев, испытательный срок составляет до 2 недель.

Внимание! По желанию работника, период, при котором он будет проходить испытание, может не заноситься в трудовую книгу и не учитываться при подсчете трудового стажа.

1. Несовершеннолетние.
2. Специалисты, закончившие учебное заведение и направленные по распределению.
3. Беременные сотрудницы.
4. Срочники, выполняющие определенный объем работ, принятые на работу на короткий промежуток времени.

Для того чтобы организация избежала штрафов и взысканий, необходимо правильно оформлять кадровые документы.

Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция с подробным описанием

Прежде чем оформлять кого-либо на должность с материальной ответственностью, следует уточнить, как правильно принимать на работу сотрудника: обычно его проверяют на наличие судимостей, статей или правонарушений. Это поможет избежать неприятностей, а также минимизирует потенциальные проблемы.

После прохождения всех этапов проверки можно приступать к оформлению сотрудника.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

Стандартное заявление о приеме на работу пишется от руки, куда вносится вся информация о работнике и должность, на которую его принимают.

На данном этапе, у сотрудника проверяют трудовую книжку и медицинскую карту, если работа связана с общепитом или продуктами питания. Проводится идентификация личности по паспорту и ксерокопируются главные страницы документов, подтверждающих личность.

По надобности, работник может предъявить следующие документы и их копии:

1. Документ об образовании.
2. Водительские права.
3. Сертификаты о прохождении курсов.
4. Рекомендательные письма.
5. Характеристики с места учебы и работы.
6. Справку с МВД о том, что сотрудник не состоит на учете, и т.д.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Каждый сотрудник, перед тем, как приступить к выполнению своих должностных обязанностей, должен пройти ознакомительный инструктаж и расписаться в журнале учета.

Внимание! В зависимости от специфики деятельности организации, количество нормативных актов и их содержание может отличаться.

Для упрощенного инструктажа на месте работы можно использовать опросный лист: данные вносятся вручную, где проставляется подпись и дата прохождения инструктажа.

Важно! Составление и ведение журналов для любого юридического лица – обязательно! Это объясняется возможностью отстоять свои права в суде, в случае несчастного происшествия.

Особенно ведение учетной документации актуально для строительных организаций. Таким образом с юридического лица снимается уголовная ответственность за нарушения, которые совершил работник в рабочее время.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

Трудовой договор заключается в течение 3-х дней с момента начала трудовой деятельности сотрудника.

Важно! В случае если по каким-либо причинам руководство не успело заключить трудовой договор в отведенные сроки, то это не считается нарушением, если организация выполняет все обязательства перед сотрудником.

Внимание! Для обеспечения безопасности своих прав работник должен иметь один подписанный экземпляр на руках.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор

Регистрация договора производится только после проставления подписи руководителем. Запись о введении новой единицы в штатное расписание заносится в специальный журнал, напротив даты составления договора.

Каждый трудовой договор имеет входящий номер, позволяющий идентифицировать сотрудника по группам: например, для работников основного производства могут использоваться номера, начинающиеся с цифры 1 и т.д.

Важно! Физическое лицо, не зарегистрированное в качестве юридического, может взять к себе на работу сотрудника: регистрация договора осуществляется в местном исполкоме или сельском совете.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

После того, как все аспекты трудового договора разъяснены, кадровик обязан составить приказ о приеме на работу. Разрешается использовать печатную версию-бланк, которая может отличаться от законодательно разрешенного варианта.

На основании приказа о приеме на работу работодатель имеет право:

1. Повышать в должности сотрудника.
2. Переводить его в другие отделы и т. д.
3. Отправлять на обучение, получать сертификат о прохождении курсов и т.д.
4. Отправлять в командировку.

После проставления подписей и печатей в договоре основная информация переносится в приказ. Работник обязан ознакомиться и поставить роспись.

Государственный бланк представлен в виде Формы Т-1, а если на работу принимается бригада из нескольких человек (например, для выполнения определенного вида строительных работ), то заполняется форма Т-1а.

Номер документа – это атрибут, с помощью которого ведется учет входной и выходной документации организации. Поэтому потенциальному работнику следует обратить внимание на соответствие номера в журнале и в приказе.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

Приказ, как отдельную единицу документооборота, следует зарегистрировать в журнале приказов. Единый регистр содержит перечень всех приказов, подписанных директором или его доверенным лицом.

На больших предприятиях существует отдельные виды регистров для каждого типа приказа: для уволенных, принятых на работу, для декретных и т.д.

По желанию, директор или главный бухгалтер может вести электронный журнал регистрации приказов. Это не запрещено законом, и достаточно удобно для проведения инвентаризации.

Компания вправе добавить или убрать любую из строк государственного образца по своему усмотрению. Однако общая информация должна быть неизменной: паспортные данные или реквизиты физического лица, дата, должность, номер входящего заявления и т.д.

Ведение внутреннего учета не должно касаться работника: все бланки заполняются для дальнейшего составления и оформления годовых деклараций и отчетности для подачи в социальные фонды.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

Законодательством установлены нормы записи в трудовую книжку новому сотруднику: оформление осуществляется после 5 дней с даты официального принятия на должность.

Однако бывают случаи, когда сотрудник сам не желает получить запись в трудовую. Это вполне законно, и не является поводом для увольнения. Другой вопрос состоит в том, что руководителю данный факт не выгоден: это говорит о том, что служащий не желает долго задерживаться на рабочем месте.

Правила заполнения трудовой:

1. Запрещается использовать цветные ручки, замазку, сокращать слова или переносить.
2. Разрешается писать ручкой со стержнем синего цвета, разборчиво и внятно.
3. Не рекомендуется ставить печать для документов: печать должна быть с реквизитами организации и иметь полное название юридического лица.
4. Запрещается использовать подпись-шаблон в виде печати.

Внимание! Если работник трудоустраивается впервые, то работодатель обязан оформить трудовую книжку и заполнить все поля, согласно законодательству.

В первую очередь заполняется титульный лист, а затем прописываются сведения, касающиеся образования и места жительства. По желанию работника, в трудовую может внестись контактный телефон.

Важно! Прежде чем вносить в трудовую книжку дополнительную информацию, следует спросить разрешения у работника: возможно, он не желает, чтобы некоторые особенности его деятельности или наличие стажа были отражены в документе.

Стандартные сведения должны быть взяты из приказа и трудового договора.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

Согласно закону, трудовая книга должна находиться у работодателя. Как правило, для сохранности ее складывают в сейф или в специальный кабинет, оборудованный видеонаблюдением.

Внимание! Работодатель несет полную ответственность за хранение всей документации и, в случае утери, обязан выплатить работнику компенсацию и восстановить трудовую.

Учет книжек осуществляется с помощью журнала, в который вносятся все номера документов и ФИО их владельцев.

Для регистрации используется форма, установленная Министерством труда РФ.

Важно! При заполнении журнала следует учитывать, что любая запись должна производиться только построчно.

Для больших предприятий часто используется система сквозной нумерации, поэтому в журнале разрешается оставлять пустые строки.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

Внутренний учет сотрудников ведется через карточку Формы Т-2. Личная карточка сотрудника – это документ, в котором отражается вся деятельность сослуживца: перевод, повышение, выход в декрет, увольнение и т.д.

Внимание! Как показала практика, проверяющие органы уделяют особое внимание именно ведению внутренней кадровой документации. Это объясняется желанием государства получать достоверные статистические данные, касающиеся трудовой деятельности населения.

Данный бланк можно заполнить вручную или на компьютере, однако, в таком случае, не стоит забывать про сохранность персональных данных. Компьютер, на котором производится кадровая работа, должен защищаться внешним и внутренним паролем.

Лучше всего заполнить карточку сразу, после составления приказа, – это удобно и практично, так как после оформления часть документов сразу пойдет в сейф.

Перечень реквизитов, которые вносятся в личную карту сослуживца:

1. Номер документа об образовании и название учебного заведения.
2. Номер трудовой.
3. Номер ИНН и СНИЛС, если есть в наличии.
4. Документы, подтверждающие личность.
5. Номер счета в банке, для начисления заработной платы, и другие документы, по желанию сослужителя.

Шаг 10.Оформить личное дело

Личное дело на сотрудника составляется сразу, по факту приема на работу. Для этого используется отдельная папка-скоросшиватель, в которую вкладываются ксерокопии и оригиналы документов.

Обложка папки представляет собой «визитку» коллеги: там указываются полное ФИО, порядковый номер, должность, дата приема на работу и т.д.

В процессе работы в папку могут помещаться дополнительные документы, такие как: свидетельство о прохождении курсов, повышения квалификации, тестирования и т.д.

Обязательно в личное дело включается следующий перечень бумаг:

1. Автобиография, написанная работником в свободной форме от руки.
2. Фотографии.
3. Подписанная должностная инструкция.
4. Характеристики, рекомендательные письма.
5. Заявление о предоставлении отпуска и т.д.

Важно! Кадровик обязан провести опись и зафиксировать в перечне все поступившие документы. Перечень крепится в папке и служит официальным документом для проведения ревизий. Изъятие любого документа из личного дела возможна только с разрешения начальника кадровой службы или директора.

Какие документы при приеме на работу можно запрашивать, а какие нет

Запрашивать документы для приема на работу имеют право директор, главный бухгалтер, главный инженер и кадровик.

Обязательные документы

Существует определенный перечень документов, которые обязательно следует предоставлять:

1. Документ, удостоверяющий личность: паспорт, вид на жительство и т.д.

Если на работу хочет устроиться несовершеннолетний ребенок, то он должен предоставить разрешение от родителей, заверенное у нотариуса, а также свидетельство о рождении. При желании, работодатель может запросить характеристику из школы, колледжа. При замене паспорта надругой, гражданин вправе показать справку, полученную в паспортном столе.

1. Медицинскую книжку. Условие является обязательным для всех видов работ, связанных с питанием. Срок годности медицинской книги составляет 1 год, поэтому работник обязан постоянно проходить обследование. В некоторых случаях сан.книжку оплачивает организация.
2. Трудовая книжка или трудовые договора. В случае совместительства необходимо предоставить справку с другого места работы.
3. СНИЛС. Представляет собой карточку с номером страхового счета. Оформляется работником самостоятельно или по усмотрению работодателя.
4. Военный билет (призывник). Предоставляется военнообязанными, как до 27 лет, так и после.
5. При наличии, предъявляются документы об образовании: аттестат, сертификат, диплом и т.д.
6. Для некоторых вакансийтребуется справка об отсутствии судимостей и открытых уголовных дел.

Дополнительные документы

На основании закона, работодатель вправе затребовать дополнительные документы, которые есть в перечне нормативных актов.

Список дополнительных справок:

1. О наличии опыта работы в местах с вредными условиями труда.
2. Из наркологического диспансера о том, что коллега не состоит на учете.
3. С налоговой службы: сюда относится декларация о доходах, а также об имуществе сотрудника.
4. Об отсутствии беременности.
5. О составе семьи и общем доходе.
6. Копии документов, подтверждающих несовершеннолетие детей.
7. О доходах, с других мест работы (оформляется на бланке 182-Н).

Документы, которые работодатель не вправе требовать

Существует список документов, которые работник может и не предоставлять:

1. Регистрацию. Согласно законодательству, любой человек имеет право регистрироваться не только по месту жительства, но и по месту временного пребывания.
2. ИНН. Чаще всего спорные ситуации возникают тогда, когда работник религиозен, и не соглашается оформлять на себя регистры с нумерацией.

Бывают случаи, когда ИП сам создает себе рабочее место, например, открывает мастерскую по ремонту обуви. Но чаще предпринимателям требуются сотрудники. Многие занимаются розничной торговлей и нуждаются в продавцах.

Очень важный момент, это правильное оформление сотрудника на работу. Здесь ошибки могут вылиться в конкретную сумму.

Давайте рассмотрим, как правильно взять на работу людей в свою фирму.

С новым сотрудником нужно заключать договор. В зависимости от условий работы, заключаются два вида договоров Трудовой или Гражданско-правовой.
Это зависит от того, какой характер работы предполагается, постоянный или временный.

Это два принципиально разных документа, имеющих существенные отличия.

Трудовой договор предполагает:

• Внесение записи в трудовую книжку
• Предоставление обязательных гарантий: в виде заработной платы, оплачиваемых отпусков и больничных, выходных пособий.
• Прописываются определенные условия труда для данной должности

Все договорные отношения в этом случае регламентирует Трудовой кодекс

При Гражданском договоре, вы договариваетесь с работникам о всех условиях и вписывайте это в него, трудовую не оформляете. В данном случае опираетесь на Гражданский кодекс.

В обоих случаях подаются сведения в страховые фонды. Это Пенсионный фонд, фонд обязательного медицинского страхования и только в случае заключения Трудового договора, подаются данные еще и в ФСС (страховые взносы: декрет, несчастные случаи, профзаболевания). И все эти взносы, ИП как работодатель обязан за работника выплачивать.

Еще один важный момент: иногда предприниматели вместо Трудового договора заключают Гражданский. Например,берут на работу продавца, и что бы сэкономить на отчислениях, оформляют Гражданский договор. Это опасно. Если работник обратится в суд о признании такого договора трудовым, то, скорее всего, он его выиграет. И предпринимателю придется оплатить все, что он недоплатил, будь этот договор трудовым.

Как правильно оформить прием сотрудника

Сразу скажу, что в случае ИП, вы не обязаны вести полный кадровый учет. Есть определенные унифицированные формы, которые ведутся в отделах кадров на предприятиях. Но, некоторые документы, все-таки, стоит завести.

Возьмите у работника ксерокопию паспорта, трудовую книжку и СНИЛС (страховое пенсионное свидетельство – такая зеленая карточка). Что касается трудовой, если человек впервые устраивается на работу, то трудовую книжку вы обязаны ему завести. И страховое свидетельства, кстати, то же.
У военнообязанных дополнительно нужно взять копии документа о воинском учете и возможно документы об образовании. Например, для оформления фармацевта в аптеку, нужен диплом и сертификат. Для некоторых специальностей понадобиться медицинская книжка.

Заявление о приеме на работу писать не обязательно, это по вашему желанию.

Как составить трудовой договор

В статье 57 Трудового кодекса, прописаны требования к этому договору. Обязательно должна быть прописана должность, на которую поступает сотрудник, рабочее время, условия работы, сведения об отпусках. Должны быть прописаны условия оплаты труда.

Не забудьте правильно прописать должностные обязанности. Можно прямо из должностной инструкции сделать вставку. То, что в договоре не прописано, сотрудник делать не обязан.

При наличии должностных инструкций, работник в договоре, должен расписаться, что с ними ознакомлен.
Делается два экземпляра договора, один вам, другой работнику. Пусть на вашем экземпляре распишется, что получил договор на руки.

Теперь осталось только сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Сейчас полис обязательного медицинского страхования оформляет работник самостоятельно.

Вот в принципе и все. Но еще немного хочу рассказать о регистрации в социальных фондах.

Регистрация во внебюджетных фондах

Когда вы взяли человека на работу, у вас есть тридцать дней, что бы зарегистрироваться в пенсионном фонде в качестве работодателя (в ФСС – десть дней).
Нужно прийти в пенсионный фонд с документами по ИП (это свидетельство о регистрации и постановке на учет в налоговой), своим паспортом и трудовым договором на работника. Там напишите заявление и после регистрации, вам выдадут извещении, что вы зарегистрированы в качестве работодателя.

Если не успеете вовремя подать сведения, на вас наложат штраф – пять тысяч рублей. Если этот процесс у вас затянется более чем, на 90 дней, тогда придется выложить десять тысяч.

Для ФСС, возьмите еще кроме этих документов еще и трудовые работников и справку об открытии счета в банке. То же не нужно затягивать, здесь штраф при Трудовом договоре уже двадцать тысяч рублей, а при гражданском – пять и десять, как в ПФР и просрочки те же. Но, гражданский договор регистрируют, только если там прописана такая необходимость. В остальных случаях регистрация ФСС не нужна.

Прием на работу сотрудников, это большая ответственность и нужно относиться серьезно к каждой мелочи при заключении трудовых отношений.

Согласно Трудовому кодексу, индивидуальный предприниматель имеет право нанимать на работу сотрудников и этот процесс мало чем отличается от работодателя организаций. Однако, глава 48 ТК РФ описывает особенности труда работников, деятельность которых связана с ИП.

По закону каждый работодатель должен официально трудоустраивать наемных работников. В течение трех дней, после того как сотрудник приступил к работе, работодатель обязан оформить их отношения трудовым договором и внести запись в трудовую книжку.

Если предприниматель нарушает требования законодательства, то на него накладывается ответственность:

Административная - штраф в размере до 50 тысяч рублей или замораживание деятельности до 90 дней;

Налоговая - штраф от проверяющих служб в зависимости от тяжести нарушения;

Уголовная - штраф в размере до 200 тысяч рублей или лишение свободы до 2 лет.

Для того, чтобы нанять сотрудника необходимо:

Заключить трудовой или гражданско-правовой договор;

Оформить кадровые документы;

Зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС).

Гражданско-правовой договор облегчает процесс трудоустройства для индивидуального предпринимателя. В этом случае договор заключается на выполнение конкретного объема работы или оказание услуги и не требует регистрации в ФСС.

Также независимо от того, какое трудовое соглашение было заключено, работодатель в течение 30 дней с момента оформления первого сотрудника, обязан зарегистрироваться в Пенсионном фонде.

Пошаговое оформление работника

Для того, чтобы работодатель смог оформить работника, ему необходимо предоставить следующий пакет документов:

• Трудовую книжку (если отсутствует, оформить самостоятельно);

• Документы воинского учета;

  Документы, подтверждающие квалификацию работника (диплом о высшем или незаконченном высшем образовании).

Рассмотрим пошаговое оформление работника согласно ТК РФ:

1. Сотрудник должен написать заявление о приеме на работу в соответствии со штатным расписанием.

2. Согласно статье 57 ТК РФ в 2 экземплярах работодатель оформляет . Один экземпляр остается у предпринимателя, другой отдается работнику. В договоре обязательно должна быть прописана следующая информация:

ФИО работника и работодателя;

Реквизиты организации;

Паспортные данные работника;

График работы;

Информация о заработной плате и премиях;

Трудовые обязанности;

Дата и подпись.

3. Работодатель ознакамливает нового работника со своей деятельностью и имеющимися локальными актами: должностной инструкцией, положение об охране труда, правила внутреннего трудового распорядка и др..

4. Предприниматель оформляет согласно унифицированной форме Т-1..

5. Работодатель заводит личную карточку работника.

6. Руководитель вносит запись в трудовую книжку в течение недели с момента заключения трудового договора.

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Статья 136 ТК РФ предусматривает, что предприниматель обязан каждые полмесяца выплачивать сотруднику заработную плату. Сроки и порядок выплат установлены трудовым договором. При начислении зарплаты необходимо вести кадровый учет и табель рабочего времени. Несвоевременная выплата накладывает на работодателя административную или материальную ответственность.

Работник, оформленный по трудовому договору имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и больничный. В свою очередь работодатель должен раз в месяц из зарплаты удерживать НДФЛ и перечислять в бюджет. Он составляет 13% и перечисляется в налоговую не позднее двух дней после начисления зарплаты.

Предприниматель, который привлек определенное количество сотрудников, становится работодателем, а значит должен перечислять установленные законодательством взносы. Страховые взносы должны быть оплачены до 15 числа каждого месяца. Ставка взносов составляет 30% с зарплаты сотрудника, где 22% в ПФР, 5,1% в ФОМС и 2,9% в ФСС.

При заключении гражданско-правового договора, работодатель не обязан оплачивать средства в ФСС, но по желанию перечисления допускаются.

Отчетность предпринимателя по сотруднику

С наемными работниками у предпринимателя увеличивается количество отчетов, которые следует сдавать в разные органы. Соответственно работодателю важно знать куда, в какие сроки и какие отчеты необходимо предоставить.

Отчеты по работникам сдаются в три инстанции:

Налоговый орган;

Пенсионный фонд;

Фонд социального страхования.

В налоговую необходимо сдать следующие отчеты:

Сведения о среднесписочной численности работников - данные сдаются один раз в год. Предоставить их необходимо до 20 января следующего года. Например, отчет за 2017 год нужно предоставить до 20 января 2018 года. Сведения нужны для того, чтобы налоговая контролировала численность работников при расчете налогов и наложении налоговых специальных режимов.

Справка 2-НДФЛ - отчет предоставляется один раз в год до 1 апреля по каждому работнику. В справке отображена информация о доходах работника, положенных вычетах и удержанном подоходном налоге за прошедший год. Если в штате индивидуального предпринимателя больше 25 человек, отчет сдается в электронном виде.

Справка 6-НДФЛ - сдается поквартально до 1 числа следующего квартала. Предоставить справку необходимо вовремя. За просрочку, помимо денежного штрафа, налоговая вправе заблокировать расчетный счет.

Расчет страховых взносов - сдается поквартально до 30 числа следующего квартала.

В Пенсионный фонд необходимо предоставить два отчета:

Сведения о страховом стаже - сдаются один раз в год по итогам года. Предоставить отчет необходимо до 1 марта следующего года.
СЗВ-М - предоставлять отчет нужно ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В документе указаны сведения о работодателе и о работниках. По работникам должна быть следующая информация: ФИО, СНИЛС и ИНН.

Фонд социального страхования:

4 ФСС - отчет предоставляется один раз в квартал работодателем, которые уплачивают взносы по несчастным случаям. Отчет нужен для того, чтобы работодатель мог вернуть часть выплаченных средств. Сведения необходимо предоставить до 25 числа следующего квартала.

Оформление работника на полставки

Алгоритм принятия сотрудника на неполный рабочий день практически не отличается от приема на полную ставку. Но есть несколько нюансов:

1. Принять заявление. В заявлении о приеме на работу работник указывает желаемую должность и размер ставки.

2. Ознакомление с локальными актами под подпись.

3. Заключение трудового договора, где особое внимание уделяется пунктам о выработке часов и размеру ставке.

4. Издание приказа, в котором обязательно указывается информация, что работник принят на полставки.

5. Запись в трудовую книжку. Информация о ставке не указывается.

При заключении трудового договора следует рассчитать количество часов для неполной ставки. Необходимо конкретно указать количество часов, отрабатываемых в день, неделю или месяц. Эта информация нужна для того, чтобы правильно рассчитать заработную плату. При этом в трудовом договоре рекомендуют указывать зарплату за полную ставку, но следует уточнить, что работник принят на полставки и зарплата составляет меньшую сумму.

Законом РФ установлена минимальная оплата труда. Но, работая на полставки, работник может получать ниже этой суммы. Уточнение в трудовом договоре помогут избежать проблем с трудовой инспекцией и объяснить, почему оплата производится в меньшем размере, чем установленный минимум.

Чаще всего работники устраиваются на полставки, имея основное место работы. В этом случае трудовая книжка остается на основном месте и никакие записи о подработке не заносятся.

Оформление временного работника

В процессе рабочей деятельности возникают ситуации, когда работник уходит в декретный отпуск или оформляет долгосрочный больничный. Работодатель вынужден привлечь дополнительное лицо для осуществления трудовых обязанностей, временно отсутствующего сотрудника.

Предприниматель может прибегнуть к нескольким вариантам.

Передать обязанности на другого работающего у него сотрудника.

В этом случае заключается дополнительное соглашение и издается приказ. В документах следует указать информацию о дополнительных трудовых обязанностях и изменениях в заработной плате. Помимо своих трудовых функций, работник обязан выполнять возложенные дополнительные обязанности.

Перевод сотрудника на временно освободившуюся должность. С работника полностью снимаются предыдущие обязанности и назначаются новые. Пребывать на должности в связи с переводом можно не более года. Запись в трудовую книжку не заноситься. Как только отсутствующий работник возвращается, замещающий его сотрудник перемещается на свою должность. Для осуществления перевода, работодатель оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Заключение срочного договора.

Заменить отсутствующего работника может новый сотрудник, с которым заключается . Договор оформляется также, как и бессрочный, но прописывается уточнение, что работник нанят с целью замещения временно отсутствующего работника. Если известна дата возвращения сотрудника, можно конкретными сроками ограничить работу нового работника.

В связи с расширением бизнеса, у предпринимателей возникает закономерный вопрос: как оформить работника в ИП официально 2019 и что это повлечёт за собой? Законы РФ дают исчерпывающий ответ на эту тему, и их нарушение приведёт к административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности. В связи с этим, чтобы избежать наказания, нужно внимательно изучить предоставленный материал.

Правила найма персонала по трудовому договору

Как принять на работу в ИП в 2019 году и оформить все документы в непротиворечивости с действующим законодательством? Такой вопрос волнует бизнесменов, которые сталкиваются с этой проблемой впервые. Да и остальным предпринимателям, штат которых включает несколько лиц, будет полезно изучить подробную информацию о порядке приёма, чтобы, при необходимости, привести всю документацию в соответствии с законодательством РФ.

Что правила оформления сотрудника на работу в ИП в 2019 году и предприятий других форм собственности, неизменны.

Они предполагают выполнение следующих шагов:

1. Получение письменного согласия, с принимаемого человека, на обработку и хранение персональных данных.
2. Проведение вводного инструктажа и регистрация его в журнале.
3. Ознакомление со сроками перечисления зарплаты, размерами премий и другими условиями, оказывающими существенное влияние на трудовой процесс.
4. Непосредственное заключение контракта.
5. Издание приказа о приёме работника и ознакомление его с ним, под подпись.
6. Подписание договора о материальной ответственности - для граждан, связанных с хранением имущества ИП.
7. Оформление личной карточки и трудовой книжки.
8. Регистрация индивидуального предпринимателя в качестве работодателя в ФСС и ПФР.

Глава 14 ТК РФ устанавливает основные правила обращения с персональными данными граждан. Нарушение их приводит к неприятным последствиям. Поэтому, перед официальным оформлением сотрудника в ИП, нужно взять с него письменное согласие на обработку и хранение информации, защищённую законодательством.

Статья 212 ТК РФ предусматривает для руководителей предприятий правила и нормы в области охраны труда, обязательные для исполнения независимо от форм собственности. Это касается и индивидуальных предпринимателей. Для того чтобы инструктаж имел законную силу, лицу, проводящему его, нужно пройти предварительное обучение в специализированных учреждениях, имеющих лицензию на этот вид деятельности.

В процессе проведения вводного инструктажа работника знакомят:

• с общей информацией о производственной функции ИП;
• с нормативами по охране труда, прописанными в Законах РФ;
• с понятиями рабочего времени и периодом отдыха;
• с условиями труда и наличием вредных факторов, присутствующих в производственном процессе (если они есть);
• с правилами поведения сотрудников на территории предприятия;
• с порядком выдачи средств специальной защиты;
• с обстоятельствами несчастных случаев на производстве и острых отравлениях (если они были) и порядком действий при возникновении угрозы их появления;
• с ответственностью за нарушение производственной дисциплины и правил охраны труда;
• с пожарной безопасностью на территории организации;
• с первой медицинской помощью пострадавшим.

Если в производственном процессе используется оборудование, электрифицированный инструмент или работа связана с применением материалов и сырья, индивидуальному предпринимателю, Законами РФ, вменяется в обязанность проведение других видов инструктажей (первичного, повторного и целевого), а также стажировки на рабочем месте и последующей проверки знаний. Все выполненные процедуры должны быть зафиксированы документально.

Если выполняемая работа в ИП не связана с перечисленными условиями, то возможно освобождение от первичного и других видов инструктажей, для этого оформляется соответствующее распоряжение.

Все перечисленные инструкции по охране труда должны быть предварительно разработаны. Они обновляются 1 раз за 5 лет или при вводе в производственный процесс нового оборудования. О проведённых инструктажах делается запись в журнале их учёта.

Документальное оформление приёма

Согласно статье 67 ТК РФ возможно заключение трудового договора в срок не позднее 3 дней с фактического допуска к работе. Но, во избежание рисков, рекомендуется подписание этого документа до момента выполнения производственных заданий.

Оформление работника у ИП начинается с предоставления соискателем следующего перечня документов:

1. Паспорта или его нотариально заверенной копии.
2. Трудовой книжки.
3. Военного билета - для лиц, по возрасту подлежащих учёту в учреждениях специального назначения.
4. Диплома или аттестата об образовании.
5. Страхового свидетельства ПФР.
6. Медкомиссии (если деятельность ИП связана с продуктами питания, работой с детьми и другими условиями, определёнными в статье 212 ТК РФ).
7. Справки об отсутствии случаев привлечения к уголовной либо административной ответственности, от нарколога и психиатра (при работе с несовершеннолетними).

Требовать представление других документов незаконно. При возникновении судебных споров этот вопрос может оказать существенное влияние на процесс.

В зависимости от характера работы можно оформлять разные виды договоров: срочный или заключённый на неопределённый период, с испытательным промежутком времени или без него.

Если руководитель ИП берёт на работу нового сотрудника, планируя пользоваться его услугами на постоянной основе, то целесообразно заключать соглашение без ограничения времени действия. И наоборот, если оно подписывается на период длительного отсутствия другого человека или на сезон, то оптимальным вариантом будет оформление срочного договора.

Наличие испытательного срока предоставляет возможность предпринимателю оценить профессиональные навыки и другие способности работника и, при их недостаточном качестве, расторгнуть трудовой договор по соответствующей статье.

Соглашение заключается в двух экземплярах, один из которых вручается работнику, под подпись, а другой остаётся у ИП.

В срок не позднее трёх дней с фактического начала выполнения производственных функций нанятым человеком, издаётся приказ о приёме его на работу. Он подписывается индивидуальным предпринимателем и лицом, к которому имеет непосредственное отношение.

Заключение договора о материальной ответственности даёт предпринимателю возможность взыскать с работника ущерб за утрату либо умышленную порчу имущества ИП. Но упущенная выгода не возмещается, и размер компенсации ограничен среднемесячным заработком виновного лица.

Дополнительные обязательные мероприятия

Итак, как оформить сотрудника в ИП?
Организатор ИП должен внести работника, при этом нужно помнить об определённых правилах:

1. При приёме лица, у которого эта процедура происходит впервые, индивидуальный предприниматель должен самостоятельно оформить документ, приобретя его за свой счёт.
2. Для вышеуказанных соискателей максимальный срок заполнения трудовой книжки - две недели, для остальных - 5 суток. Минимальный период законодательством не определён, но по умолчанию - это день приёма.

К хранению трудовых книжек предъявляются такие же требования, как для бланков строгой отчётности. В связи с чем необходимо приобрести сейф или металлический шкаф, исключающий возможность порчи или утраты документа. Указанное место в конце рабочего дня должно закрываться и опечатываться.

Записи в трудовую книжку вносятся шариковой ручкой синего, чёрного или фиолетового цвета. Сокращения недопустимы. Образец заполнения можно посмотреть в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Оформление личной карточки работника для ИП не является обязательным. Но, для исключения дополнительных вопросов со стороны контролирующих органов, следует её завести. Этот документ, согласно законодательству РФ, храниться 75 лет, поэтому оформляется на твёрдой бумаге.

По письменному заявлению сотрудника индивидуальный предприниматель обязан выдать ему на руки копии документов, оформленных при найме. Они заверяются подписью нанимателя и печатью.

После того как ИП принял на работу сотрудника, необходима регистрация в ПФР и ФСС:

• в Фонде социального страхования - в течение 10 суток;
• в Пенсионном фонде России - не позднее месяца со времени оформления;
• в Фонде медицинского страхования - в период 30 дней.

Бизнесмен проходит эту процедуру однократно.

Во все перечисленные выше организации по срокам, определённым законодательно, предприниматель должен выплачивать обязательные взносы не только на себя, но и на весь свой персонал, а в ИФНС перечислять подоходные налоги и предоставлять отчёт.

Заключение контракта с лицами особых категорий

Как принять ИП на работу нового сотрудника в 2019 году, если он относится к группе граждан, требующих особого внимания? Прежде чем ответить на этот вопрос нужно определиться - к кому применимы специфические условия в процедуре оформления.

К таким работникам относятся:

1. Пенсионеры.
2. Несовершеннолетние.
3. Иностранец.
4. Инвалиды.
5. Совместители.

Перед тем как устраивать к себе на работу соискателей, возраст которых менее 18 лет, ИП должен знать, что:

• допускается оформление контракта с несовершеннолетними 16 лет, при отсутствии у них медицинских противопоказаний;
• при приёме 15- летнего следует помнить, что для него возможен только лёгкий труд;
• для 14 лет - к перечисленным выше условиям необходимо согласие родителей и органов опеки и попечительства, оформленные документально.

Особые требования выдвигаются и к условиям труда - это режим неполного рабочего времени, обязательный ежегодный медицинский осмотр за счёт предпринимателя и другие ограничения, установленные законодательством России для этой категории работников.

При приёме пенсионеров следует руководствоваться теми же правилами, что и при трудоустройстве других соискателей. Ограничений по возрасту, обозначенных в Законах Российской Федерации, нет, кроме госслужащих и старших должностей учреждений высшего образования.

Трудоустройство лиц, не имеющих гражданства РФ, связано с предоставлением ими индивидуальному предпринимателю дополнительных документов:

• патента мигранта;
• разрешения на временное проживание;
• полиса ДМС.

Первое свидетельство не требуется гражданам, которым присвоен статус беженца, а также проживающим в России на постоянной основе и имеющим вид на жительство.

В связи с тем, что все документы иностранца, которому необходим патент, имеют временный характер, целесообразно заключать с ним срочный трудовой договор. Окончание разрешённого периода является законным основанием для увольнения.

В 3-дневный срок бизнесмен, принявший на работу лицо, не имеющее гражданства РФ, должен об этом уведомить Федеральную миграционную службу по месту регистрации ИП путём направления в её адрес заказного письма. Информация об увольнении направляется в ФМС таким же порядком.

При оформлении инвалидов официально (если они предоставили соответствующие документы) следует учитывать рекомендации по характеру выполняемой работы, указанные в их карте реабилитации. А также в соглашении обозначаются льготы и особые условия труда для лиц этой категории.

К ним относятся:

• укороченная рабочая неделя для инвалидов 1 и 2 группы;
• 30 календарных дней очередного отпуска;
• дополнительные выходные без сохранения заработной платы - до 60 суток в году;
• добавочный налоговый вычет.

Совместительство тоже предполагает ряд определённых ограничений. Самыми значимыми являются: рабочий день не более четырёх часов в сутки и невозможность заключения такого контракта с несовершеннолетними лицами либо при работе, связанной с управлением транспортными средствами или вредными условиями.

Запись в трудовую книжку для внешних совместителей, по их желанию, вносится на основном месте работы.

Наём персонала без предоставления социальных льгот

По понятным причинам оплата больничных листов, ежегодных отпусков и других гарантий невыгодна предпринимателям. А размеры страховых взносов и НДФЛ, перечисляемые в соответствующие организации, существенно уменьшают объём полученного дохода. Чтобы законно обойти указанные выплаты достаточно ответить на один вопрос - как оформить сотрудника как ИП?

Процедура оформления таких отношений состоит из нескольких шагов:

1. Регистрация работника в качестве индивидуального предпринимателя. Для этого подготавливаются документы, согласно перечню, и представляются в налоговый орган.
2. Заключение с работником гражданско-правового договора.

Имейте в виду, что если в тексте соглашения будет указан режим работы, сведения о материальной ответственности или обозначена должность, то любой суд признает эти отношения трудовыми. А в результате вынудит выплатить все страховые взносы в полном объёме.

При оформлении отношений в варианте - работник сам ИП - предприниматель может выбрать упрощённую систему налогообложения и существенно сократить размер таких выплат. Одновременно с этим, у персонала бизнесменом не удерживается НДФЛ, и не выплачиваются в фонды ФСС и ПФР обязательные отчисления. У предпринимателя появляется возможность регулировать размер денежного вознаграждения сотруднику, ведь он платит только за результат выполненных услуг. А их ненадлежащее качество легко подтвердить, составив соответствующий акт за подписью трёх лиц.

Вся предоставленная информация подробно разъясняет вопросы трудоустройства граждан в ИП. Как видим, в этой процедуре очень много нюансов, на которые нужно обязательно обращать внимание.

Но правильное оформление работников обезопасит предпринимателя от рисков возникновения административной ответственности, а в случаях нарушения охраны труда - уголовной.